Aufgabenflut: So entgehen Sie dem Burnout zum Jahresende

Zum Jahresende sieht es in vielen Unternehmen und Teams ähnlich aus. Letzte Projekte drängen, Budgetfristen laufen ab, viele Mitarbeitende sind krank, die Urlaubszeit beginnt. „Dann ist am Jahresende ein riesiger Berg an Arbeit für alle da“, beobachtet die Karriereberaterin Katharina Engelhardt.

Oft seien es die Verlässlichen, bei denen zusätzliche Aufgaben landen und die versuchen, alles aufzufangen, bis sie irgendwann überfordert sind. Wie kommt man dagegen an? 

1. Stress erkennen und Antreiber hinterfragen

„Der erste Schritt ist, zu erkennen, dass man überhaupt in so einer Situation steckt“, sagt Engelhardt. Das sei oft gar nicht so einfach: „Weil man in dieser Jahreszeit ohnehin erwartet, gestresst zu sein.“ Warnsignale können zum Beispiel schlechter Schlaf oder Gereiztheit sein.

Wer merkt, dass gerade besonders viel Arbeit auf dem eigenen Tisch landet, sollte sich zunächst selbst fragen: „Ist es wirklich notwendig, dass ich das alles mache?“

Hilfreich ist, die eigenen Antreiber zu reflektieren: Mache ich das, um anderen zu gefallen? Oder denke ich, es ist meine Aufgabe, habe aber noch nie versucht, sie anders zu verteilen? Traue ich mich nicht zu fragen, ob es jemand anders machen kann? „Vielleicht bekomme ich die Aufgaben auch einfach zugeschoben, weil ich sie immer übernommen habe“, so Engelhardt.

2. Prüfen, was wirklich nötig ist 

Erst wenn klar ist, woher der Druck kommt, geht es an die Aufgaben selbst. Engelhardt rät, jede einzelne zu prüfen: Muss ich das jetzt alles machen? Muss es in dieser Qualität sein? Kann ich es weniger aufwendig erledigen?

Wichtig sei die Frage auch bei vermeintlich dringenden Projektabschlüssen bis Jahresende. Projektpläne seien oft ambitioniert, so die Beraterin. Ein kritischer Check gibt Aufschluss darüber, welche Aufgaben wirklich noch erledigt werden müssen, welche vielleicht längst hinfällig sind und welche vielleicht doch bis Januar warten können.

3. Absprachen im Team treffen

Nach dem Blick auf die eigene Situation kann sich eine gemeinsame Aus- und Absprache im Team zum Thema Workload lohnen. Dabei sollten sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht aus Angst vor potenziellen Konflikten zurückhalten.

Laut Engelhardt sollte es aber nicht bei dem Satz „Ich bin überlastet, wer kann etwas von meinen Aufgaben übernehmen?“ bleiben. Besser: Nüchtern aufzeigen, welche Aufgaben man gerade vorliegen hat und das Gespräch suchen. Und zwar am besten mit praktischen Vorschlägen: Wer könnte was übernehmen? Was lässt sich noch verschieben? Und dabei Kolleginnen und Kollegen einladen, selbst zu berichten: Wie geht es euch gerade? Was ist bei euch los? Ein solches Gespräch sei dann häufig eher klärend als konfliktgeladen.

Bei Projekten, die weiterhin unaufschiebbar sind - etwa dem Jahresabschluss - können Aufgaben Engelhardt zufolge gezielt nach Stärken verteilt werden. So können Teammitglieder ihre Fähigkeiten besser einsetzen und die Arbeit als weniger belastend erleben.

Wichtig bleibt aus Engelhardts Sicht aber: Mitarbeitende können Prioritäten und Lösungsmöglichkeiten vorbereiten. „Wenn dabei aber verbindliche Zusagen, Fristen oder Ressourcen betroffen sind, braucht es auch eine Entscheidung der Führungskraft.“

4. Erwartungen frühzeitig managen

Und was hilft, wenn alle davon ausgehen, man würde auch dieses Jahr etwa wieder die Weihnachtsfeier übernehmen, weil man das jahrelang gemacht hat? Hier ist frühzeitiges Erwartungsmanagement ratsam.

Engelhardt erzählt von einer Kollegin, die jahrelang die Weihnachtsfeier organisierte. Bis sie in einem Jahr schlicht verkündete: „Dieses Jahr kann ich das nicht leisten, ich helfe aber gerne demjenigen, der es macht.“ Und danach meldeten sich andere Freiwillige, die sich bislang nie getraut hatten, weil die Aufgabe immer bei einer Person lag.