Selbstorganisation: Priorisieren & Strukturieren wie Profis

Mehr Freiheit im Job – das klingt ziemlich gut. Projekte eigenständig steuern, Aufgaben selbst priorisieren, Arbeitsabläufe flexibel anpassen, ohne ständige Kontrolle und kleinteilige Anweisungen durch eine Führungskraft. Doch die Autonomie der modernen Arbeitswelt bringt auch Herausforderungen mit sich. Wer seine Arbeit selbst organisieren muss, steht vor der Aufgabe, Struktur zu schaffen, wo keine vorgegeben ist.

Die Fähigkeit dazu wird oft vorausgesetzt, vor allem nach einer akademischen Ausbildung, sagt der Arbeitspsychologe Christoph Desjardins: „Aber das Fachwissen zu haben, bedeutet nicht automatisch, dass man auch die Methoden der Selbstorganisation beherrscht.“

Es ist ja auch alles andere als banal, was dabei zu leisten ist: „Es gilt, die Arbeitsmethoden selbst zu definieren, zu kontrollieren und zu überwachen“, sagt Desjardins. Die gute Nachricht: Die dafür notwendigen Techniken kann man lernen. 

Die wichtigste Lektion: Priorisieren

Wenn man seine Aufgaben nicht erledigt bekommt, wie gewünscht, wenn zu viele Baustellen gleichzeitig offen sind und die verfügbare Zeit nie auszureichen scheint, „dann liegt das oft an fehlender oder falscher Priorisierung“, sagt Arbeitspsychologe Johannes Pfeifer. 

Wer nicht identifiziert hat, was wirklich wichtig ist, teilt sich seine Energie oft falsch ein. Kleine, weniger bedeutende Aufgaben werden erledigt, während strategisch relevante Projekte liegen bleiben.

Eng damit verbunden ist eine unrealistische Zeitplanung. „Viele unterschätzen, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern, und vergessen Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einzuplanen“, sagt Pfeifer. Das Ergebnis ist permanenter Zeitdruck. 

Mit System zum Erfolg

Damit es weder zu Zeitdruck noch zur Überforderung kommt, kann es helfen, Aufgaben mit System zu planen. Welche Methode zum eigenen Arbeitsrhythmus und -stil passt, muss man ausprobieren – nicht nur für einen Tag, sondern schon über einen längeren Zeitraum: „Verhaltensänderungen erfordern eine gewisse Zeit, eher drei Monate als drei Wochen“, sagt Christoph Desjardins.

Bewährt haben sich unter anderem diese Methoden:

• Mit der Eisenhower-Matrix werden Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt: „wichtig und dringend“ (sofort erledigen), „wichtig, aber nicht dringend“ (einplanen), „dringend, aber nicht wichtig“ (delegieren) sowie „weder wichtig noch dringend“ (streichen oder verschieben).
   
• Bei der ABC-Analyse werden Aufgaben nach ihrer Bedeutung geordnet: A-Aufgaben sind sehr wichtig, B-Aufgaben wichtig, C-Aufgaben weniger wichtig. Die Methode hilft, den Fokus zuerst auf die wirkungsstärksten Tätigkeiten zu legen. Sie verhindert, dass Dringendes automatisch Vorrang vor Wesentlichem erhält.
   
• Die Getting-Things-Done-Methode basiert auf dem Prinzip, alle Aufgaben konsequent zu erfassen, zu sortieren und in konkrete nächste Schritte zu überführen. Ziel ist es, den Kopf zu entlasten und nichts „mental offen“ zu halten. Aufgaben werden systematisch in Listen und Kontexte eingeordnet, regelmäßig überprüft und klar definiert.
   
• Die ALPEN-Methode strukturiert die Tagesplanung in fünf Schritten: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen über Prioritäten treffen, Nachkontrolle durchführen. Sie legt besonderen Wert auf realistische Zeitplanung und bewusst eingeplante Reserven.
   
• Für die Top-3-Methode werden pro Tag bewusst nur drei zentrale Aufgaben definiert, die unbedingt erledigt werden sollen. Alles Weitere ist optional – die drei Kernpunkte stehen im Mittelpunkt.

Ziele setzen hilft

Auch der Blick aufs große Ganze hilft im Kleinen. „Ziele und Visionen helfen uns, Prioritäten zu setzen“, sagt Johannes Pfeifer. Dabei geht man abgestuft vor, setzt sich Ziele langfristig ebenso wie für den Monat und die Woche. Ein kurzer täglicher Zeitslot am Morgen diene dann der Tagesplanung und dem Abgleich: „Welche fixen Termine stehen an, welche Aufgaben aus meinen Zielen kann ich in den Tag packen und wofür stehen welche Ressourcen zur Verfügung?“ 

Wichtig: Nach Stressphasen unbedingt Erholungsphasen einplanen, empfiehlt Pfeifer, der auch zu den Themen Leistung, Stressmanagement, Erholung und Gesundheit forscht.

Routinen bringen Entlastung

Denn letztlich stehe nur „eine begrenzte Handlungsenergie pro Tag zur Verfügung“, sagt Christoph Desjardins, „und die muss vernünftig eingesetzt werden“. Routinen können zusätzliche Entlastung bringen, weil sie die Anzahl der Entscheidungen reduzieren. Statt täglich neu zu überlegen, wann E-Mails bearbeitet oder Aufgaben geplant werden, definiert man dafür feste Zeitfenster. 

Für konzentriertes Arbeiten an komplexen Aufgaben empfehlen sich sogenannte Deep-Work-Blöcke, in denen das Telefon stumm geschaltet und das E-Mail-Programm geschlossen bleibt. Im Homeoffice funktioniere das oft besser als im Großraumbüro, sagt Christoph Desjardins. Wer in der Lage sei, sich und seine Arbeit gut zu organisieren, profitiere meist von hybriden Arbeitsmodellen.

Was, wenn der Chef Druck macht?

Doch was tun, wenn man zwar seinen Selbstorganisations-Werkzeugkasten beherrscht, die Führungsetage aber mehr verlangt, als zu schaffen ist? „Oft werden die Mitarbeiter in Stressmanagement geschult, was jedoch zu kurz kommt, ist die Organisation des Teams. Die Führungskräfte haben auch die Aufgabe, das Arbeitsvolumen abzupuffern und gerecht zu verteilen“, sagt Johannes Pfeifer. 

Gute Vorgesetzte erteilten nicht einfach Aufträge, betont Christoph Desjardins, „sondern fragen: ‚Woran arbeitest du gerade, was sind die Prioritäten, welche Deadlines gibt es?‘“. Und akzeptieren, wenn man zu einer Aufgabe begründet „Nein, das geht gerade nicht“ sagt.

Ein wichtiger Faktor für gelingende Selbstorganisation sei die Selbstwirksamkeit, also das Vertrauen in die eigene Fähigkeit, schwierige Aufgaben und Herausforderungen aus eigener Kraft erfolgreich zu bewältigen, sagt Desjardins: „Selbstorganisation führt zu Erfolgserlebnissen und erhöht damit auch die wahrgenommene Selbstwirksamkeit.“ Wer sich selbst organisiert, verbessert nicht nur seine methodischen Kompetenzen, sondern auch sein mentales Leistungsvermögen.

Auch deshalb lohnt die Mühe, sich mit den Methoden auseinanderzusetzen – beziehungsweise als Führungskraft seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei zu helfen.