8 Tipps: So klappt abschalten im Urlaub – und danach

Wer kennt es nicht: Die letzten Tage vor dem Urlaub sind geprägt von Hektik, offenen To-do-Listen und dem Gefühl, alles noch schnell erledigen zu müssen. Doch wer entspannt verreisen und erholt zurückkehren will, sollte die Dinge mit System angehen. Experten erklären, wie gute Vorbereitung, konsequente Kommunikation und bewusste Auszeiten helfen, wirklich abzuschalten – und den Erholungseffekt nachhaltig zu sichern.

Tipp 1: Stress vor dem Urlaub reduzieren

Für Coachin Cordula Nussbaum lautet die Lektion Nummer eins: Stress schon vor dem Urlaub reduzieren. Das geht so: Frühzeitig den Urlaub und alle anstehenden Aufgaben planen. Hinterfragen Sie Fristen und nehmen Sie nur noch an unbedingt notwendigen Meetings teil. Prioritäten helfen, unwichtige To-dos aus dem Kalender zu streichen.

Wichtig ist außerdem: Kommunizieren Sie den Urlaub rechtzeitig und lassen Sie keine Hintertüren offen. Bieten Sie nicht an, auf dem Handy erreichbar zu sein, wenn Sie das nicht wollen. „Die meisten Kunden reagieren darauf positiv“, sagt der Diplom-Wirtschaftspsychologe und Coach Uwe Weinreich.

Besonders gut funktioniert das, wenn alle an einem Strang ziehen - Chef und Mitarbeitende. Führungskräfte sind Vorbilder, auch im Urlaub, so Uwe Weinreich. Ist die Führungskraft dauerhaft erreichbar, wirkt sich das auf das Team aus. „Umgekehrt kann eine echte Auszeit ohne Kontakt zu den Mitarbeitenden diesen den Rücken stärken, sich ebenfalls wirklich rauszunehmen“, sagt Coachin Cordula Nussbaum.

Tipp 2: Klare Vertretungsregeln aufstellen

Manche Aufgaben können nicht warten - aber das heißt nicht, dass man alles vor oder sogar während des Urlaubs selbst abarbeiten muss. Für nicht aufschiebbare Angelegenheiten sollte es eine Vertretung geben, die gut eingearbeitet ist, sagt Nussbaum. 

Setzen Sie dafür die Person schon einige Wochen vor dem Urlaub bei Mails in Kopie oder nehmen Sie sie in Meetings mit. Organisieren Sie mit Ihrer Vertretung eine saubere Übergabe, klären Sie Zuständigkeiten und gehen Sie Notizen und Ablage in Ruhe durch. So reisen Sie mit dem sicheren Gefühl in den Urlaub, dass die anderen alles im Griff haben, erklärt Weinreich. 

Tipp 3: Abwesenheitsnotiz positiv formulieren

Nussbaum rät dazu, eine Abwesenheitsnotiz aufzusetzen und diese positiv zu formulieren. Vermeiden Sie also zu sagen, dass Sie nicht da sind, betonen Sie lieber wann Sie wieder da sind. Zum Beispiel so: „Ihre Mail wird an Kollegen Y weitergeleitet, die sich – falls nötig – bei Ihnen meldet. Ab Datum X bin ich wieder persönlich für Sie da.“

Und noch ein Trick sorgt für Entspannung: Selbst wenn Sie ab Montag wieder da sind, schreiben Sie in Ihre Abwesenheitsnotiz lieber, dass Sie es ab Dienstag sind. Das ermöglicht es, am Montag einzusteigen und alles zu sichten. Stimmen Sie sich aber unbedingt teamintern ab, sodass alle den identischen Rückkehrtag kommunizieren.

Tipp 4: Langsam für den Urlaub warmlaufen

Beide Experten warnen davor, bis zur letzten Minute zu arbeiten und erst im Urlaub auf Entspannung zu setzen. Häufig wird man nämlich genau dann krank. Wenn wir im Stress sind, schüttet der Körper das Hormon Cortisol aus und wehr Krankheiten ab, wie Nussbaum erklärt. „Im Urlaub geht das Cortisol zurück und Infekte oder Migräne flammen auf.“

Stimmen Sie sich besser mental und physisch auf den Urlaub ein. Was wollen Sie sehen? Welche Aktivitäten sind geplant? Kulinarische Spezialitäten lassen sich vielleicht auch schon im Vorfeld zu Hause kochen. Nehmen Sie sich Zeit und sorgen Sie für ausreichend Schlaf.

Tipp 5: Im Urlaub wirklich abschalten

Abschalten, wie geht das eigentlich? Vielen Menschen fällt Erholung auf Knopfdruck schwer. Es kann helfen, die Erwartungen an ihren Urlaub niedrig zu halten. Fragen Sie sich: „Was für ein Erholungstyp bin ich?“ Kreisen die Gedanken unaufhörlich um die Arbeit, gilt: umschalten statt abschalten. Richtig erholsam wird der Urlaub laut Weinreich, wenn man ihn aktiv gestaltet mit Tätigkeiten, die das Gehirn beschäftigen. „Eintönigkeit ist eine Einladung an den ruhelosen Geist, herumzuschweifen“, sagt Nussbaum. Ist der Urlaub aktiv gestaltet, reichen auch zwei Wochen, besser wären allerdings drei. 

Falls mal ein Anruf von verzweifelten Kollegen kommt, kann man rangehen, sollte aber deutlich machen, dass das eine große Ausnahme ist. 

Tipp 6: E-Mail-Apps löschen

Dieser Tipp sollte niemanden überraschen: Vermeiden Sie es, im Urlaub dienstliche E-Mails zu lesen. Coachin Nussbaum rät, Chat- und E-Mail-Programme sicherheitshalber gleich vom Startbildschirm des Handys zu löschen. Das hilft, der Versuchung zu widerstehen.

Sollte es nicht anders gehen, richten Sie kurz gehaltene Fokuszeiten ein und sprechen Sie das mit der Familie ab. 

Tipp 7: Nach Rückkehr systematisch abarbeiten

Nach dem Urlaub dauert es oft eine Weile, bis man wieder in den Alltag gefunden hat. Die erste Woche nach dem Urlaub sollte deshalb nicht gleich fünf Tage lang sein. Planen Sie stattdessen Pufferzeiten ein, um in Ruhe anzukommen, alles aufzuräumen und auszuschlafen. Das kann zu einem längeren Erholungsgefühl beitragen. Uwe Weinreich sagt: „Am besten Donnerstag oder Freitag wieder einsteigen.“ Lassen Sie sich nicht von Arbeit überfluten. Wie vor dem Urlaub können Abgaben hinterfragt werden.

Sichten Sie Ihre eingegangenen E-Mails systematisch, setzen Sie Flaggen und arbeiten Sie nicht gleich alles ab. Bei vielen Programmen lässt sich eine Sortierung einrichten, dank der alle Mails, bei denen man im CC steht, in einem separaten Ordner landen. „BCC-Mails würde ich ignorieren“, empfiehlt Weinreich. Lesen Sie von oben nach unten, also die jüngsten Mails zuerst. Vielleicht hat sich das Problem schon gelöst.

Eine KI kann den Mailverkehr für eine erste Übersicht zusammenfassen. Die Mails muss man dann trotzdem noch lesen, aber man hat einen Überblick und kann Prioritäten setzen. Es kann mehr als einen Tag dauern, bis man durch ist, das sollte auch im Team akzeptiert werden.

Tipp 8: Erholung in den Alltag mitnehmen

Urlaubsgefühl, wo bist Du? Damit der Alltag nicht sofort Verstand und Entspannung raubt, ist es wichtig, sich kleine Inseln zu schaffen. Integrieren Sie für nachhaltige Entspannung kleine Erholungselemente in den Alltag, raten die Experten. Das kann Meditation sein, Yoga, Sport, Zeit für sich oder ein Essen aus dem Urlaubsland.

„Machen Sie am besten schon vor dem Urlaub Termine mit Freunden in der ersten Woche aus“, rät Nussbaum. Das ist verpflichtender als eine Vereinbarung mit sich selbst. Genießen Sie die Mittagspause ohne Handy und Ablenkung.