Umstellung auf E-Akte läuft schleppend

Zehn Jahre nach Beschluss des Berliner E-Government-Gesetzes ist die dort festgelegte elektronische Aktenführung in der Verwaltung vielfach noch immer nicht umgesetzt. Eine Umfrage der Deutschen Presse-Agentur ergab, dass in den Bezirken bisher nur ein kleiner Teil der Beschäftigten mit IT-Arbeitsplatz im Regel- oder Testbetrieb mit digitalen Akten arbeitet. 

Der Anteil bewegt sich demnach zwischen 5 Prozent in Steglitz-Zehlendorf oder Spandau und 20 Prozent in Reinickendorf. In Pankow sind 11 Prozent angeschlossen, in Mitte 14 Prozent und in Lichtenberg 15 Prozent der Beschäftigten. Aktenberge aus Papier gehören also vielfach weiter zum Alltag, genauso wie nicht einheitliche IT-Verfahren für bestimmte Bereiche. Vier der zwölf Bezirke antworteten nicht auf die Anfrage.

Softwarefehler und fehlendes Personal

Als großes Hindernis bei der Umstellung auf die E-Akte benannten die Verantwortlichen in den Bezirksämtern fehlendes Personal bei der Einführung der neuen Prozesse und Arbeitsweisen. Ein weiteres Problem sei fehlerbehaftete Software, wodurch bestimmte Funktionen nur eingeschränkt nutzbar seien. 

Genannt wurden zudem unter anderem Defizite in der Projektsteuerung und Schwierigkeiten bei der Einbindung bestimmter IT-Verfahren, die Behörden nutzen, in das neue System. Hinzu komme fehlende Akzeptanz der E–Akte bei vielen Beschäftigten.

Ziele gerissen

Rückblick: Im 2016 beschlossenen Berliner E-Government-Gesetz stand, dass die Berliner Verwaltung ihre Akten spätestens ab dem 1. Januar 2023 elektronisch führt. Später wurde der 1. Januar 2025 als neuer Termin fixiert. Innensenatorin Iris Spranger hatte im Juni 2022 angekündigt, die neue digitale Akte solle nach der berlinweiten Einführung für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden zur Verfügung stehen. Die E-Akte gehöre zur Grundausstattung einer modernen Verwaltung dazu, so die SPD-Politikerin. 

Doch die Realität ist eine andere. Nach Angaben der Berliner Senatskanzlei, wo gerade der neue Staatssekretär für Digitalisierung, Verwaltungsmodernisierung und Chief Digital Officer (CDO) Matthias Hundt sein Amt antrat, sind landesweit aktuell in 40 Behörden etwa 10.000 Nutzer für die E-Akte registriert. Weitere 17 Behörden befänden sich in Vorbereitung. 

Weitere Behörden am Netz

Zum Jahreswechsel 2025/2026 gingen laut Senatskanzlei sieben Behörden in den Regelbetrieb mit der E-Akte über. Dazu gehören die Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt, das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, das Fischereiamt und der Landesbeauftragte für Naturschutz und Denkmalpflege. In einem fortgeschrittenen Stadium der Einführung der E-Akte befinden sich demnach die Senatsverwaltungen für Inneres und für Kultur. 

Mittlerweile arbeiteten 3.600 Nutzer regelmäßig gleichzeitig mit der digitalen Akte, sagte ein Sprecher des CDO in der Senatskanzlei. Vor einem Jahr waren es nach früheren Angaben 3.000, Anfang 2024 rund 1.000. Ziel sei, die Nutzerzahl in den nächsten Monaten und Jahren stark zu erhöhen und die papiergebundene Vorgangsbearbeitung schrittweise abzulösen. „Es ist geplant, mindestens 60 Behörden und Einrichtungen sowie 70.000 Beschäftigte anzubinden“, heißt es nun. Ein konkretes Datum, bis wann das Ziel erreicht sein soll, wird nicht genannt. 

Schon reichlich Rückschläge

Die Geschichte der E-Akte in Berlin ist eine Geschichte voller Probleme, Rückschläge und Verzögerungen. Zwischenzeitlich war nicht einmal klar, ob der beauftragte Vertragspartner das Projekt weiterführen kann und soll. Es gab sogar Forderungen, es komplett abzubrechen. Der bisherigen CDO Martina Klement, die Mitte März als Wirtschaftsministerin nach Brandenburg wechselte, gelang es schließlich, das Vorhaben weiterzuführen und voranzubringen. Klement holte dazu auch ein externes Beratungsunternehmen mit ins Boot.

Laut Senatskanzlei wird derzeit überprüft, ob das vom Anbieter bereitgestellte technische System der E-Akte die vertraglich festgelegten Anforderungen erfüllt. Verlaufe dieser bis ins zweite Quartal terminierte Abnahmeprozess positiv, gehe das System endgültig vom Projektstatus in den Regelbetrieb über, sagte der Sprecher des CDO. Dann sei von einer deutlichen Erhöhung der Nutzerzahlen auszugehen.

Gerichte sind schon weiter

An Berliner Gerichten ist die E-Akte übrigens mittlerweile selbstverständlich. Sie sei an allen Gerichten eingeführt, sagte eine Sprecherin der Justizverwaltung. Alle neuen Verfahren würden auf digitaler Basis geführt. Zurück geht dies auf eine gemeinsame Vereinbarung der Länder-Justizminister. Bei der Staatsanwaltschaft ist die E-Akte noch nicht flächendeckend eingeführt. Die Umstellung bei Strafverfahren ist wegen unterschiedlicher Schnittstellen - beispielsweise zur Polizei - kompliziert.